+7 (499) 653-60-72 Доб. 417Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 929Санкт-Петербург и область

Личные дела в организации заводятся на

Личные дела в организации заводятся на

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника "Кадровик. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Общие правила систематизации документов и формирования дел Словарь кадрового делопроизводства. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя.

Личное дело сотрудника

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников: руководители — глава предприятия, его заместители, помощники; руководители структурных подразделений и их заместители; главные ведущие специалисты; работники, на которых возложена полная материальная ответственность; работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности; работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия.

Однако во многих организациях такие подборки заводятся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы включая технический персонал , так как удобно иметь информацию о каждом в одном месте. Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле Вести личные дела необязательно.

Но это не значит, что удастся спрятать их от инспектора, который придет с проверкой. Не забывайте, что можно хранить далеко не все данные, которые связаны с сотрудником и его работой. На государственных гражданских служащих собирают персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа ч. В состав включают следующие документы: внутреннюю опись; личный листок по учету кадров или анкету; удостоверяющий личность копию ; автобиографию; об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление их обязательно для занятия соответствующей должности копии ; копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копию свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе при наличии ; о воинском учете для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу копии ; результаты предварительного медицинского осмотра , проводимого с целью определения пригодности для выполнения поручаемой работы в случаях, предусмотренных законом ; подтверждающие право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст.

Опасные формулировки в типовом трудовом договоре Роструда. На что заменить Оформление личного дела Документы собирают, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Все бумаги помещают в скоросшиватель, на обложке которого проставляют присвоенный порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге журнале учета. После увольнения оно изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов частей , на обложку каждого тома выносится общий заголовок и заголовок каждого тома.

Подлинность документов в заголовке не оговаривается При изменении наименования организации структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами, или при передаче в другую организацию структурное подразделение на обложке дописывают новое наименование, а прежнее заключают в скобки.

В заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть соответствующее указание. На обложке арабскими цифрами указывают крайние даты дела — обычно это даты подписания приказа о приеме и об увольнении работника. Если в состав вносятся документы приложения и т.

Даты могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как они отражаются в его заголовке. Обязательные реквизиты обложки — указание количества листов, которое проставляется на основании листа-заверителя заверительной надписи , а также срок хранения дела. Формирование личного дела работника В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами: экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору или их копиями , уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя; копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий; подтверждающими изменения анкетно-биографических сведений копиями ; копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам; материалами аттестаций если они проводятся ; результатами обязательных периодических медицинских осмотров обследований ; послужившими основанием к изданию приказа о прекращении расторжении трудового договора, копией приказа о прекращении трудового договора; дубликатом трудовой книжки; другими, связанными с работой.

Документы располагают в хронологическом порядке. Помимо перечисленных, можно включать и некоторые другие, например, о прохождении конкурса на замещение вакантной должности, о награждении, присвоении почетных званий, вручении грамот и т. Как оформить пять кадровых документов по новой Методичке Росархива Кроме того, в личное дело помещается но при этом не подшивается фотография сотрудника установленного в организации формата обычно 4 х 6 см.

На обороте фотографии указывают фамилию, имя, отчество. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении возраста 20 и 45 лет. Сотрудники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения.

При этом не требуется вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров или анкету, тем более не нужно требовать от работника заново заполнять эти документы. Все изменения должны отражаться в отдельных, дополнительных листах. Обычно они имеют табличную форму и разрабатываются по усмотрению работодателя. Каждый раз после внесения очередного изменения сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров.

Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк. Обязательно ставят отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел работников с датой и подписью. Положение о ведении личных дел работников Когда речь не идет об оформлении кадровых документов на государственной гражданской службе, вопросы ведения личных дел работников остаются на усмотрение работодателя.

В этом случае разработка и утверждение локального нормативного акта лишней совершенно точно не будет. При наличии в вашей организации Инструкции по кадровому делопроизводству отдельный ее раздел можно посвятить порядку ведения личных дел сотрудников. Такой раздел может быть включен и в состав других локальных актов, регламентирующих порядок оформления и хранения кадровой документации.

Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельное Положение о ведении личных дел, учитывающее все нюансы. Независимо от выбранной формы следует уточнить: категории работников, на которых ведутся личные дела будут это все сотрудники организации или, например, только менеджеры всех звеньев управления ; способ формирования, состав, в том числе с указанием на то, какие документы подшиваются в оригиналах, а какие в копиях; перечень лиц, ответственных за ведение и хранение; порядок ведения; порядок хранения после увольнения работника; другую информацию.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства — по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе. Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т. Сроки оформления личного дела Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом. Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника. Особенности формирования личного дела Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией.

Документы для личного дела работника и его формирование

Т Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает.

Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения. Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем. В этой статье будут раскрыты особенности формирования и правила ведения личных дел сотрудников, оформления личных дел сотрудников и их последующего хранения. Что такое личное дело сотрудника и нужно ли его заводить? Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их.

Договор о материальной ответственности при необходимости. Копии паспорта и свидетельства о заключении или расторжении брака при наличии.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах?

.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ РАБОТНИКОВ

.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

.

Читайте в статье, как формировать личные дела сотрудников, какие Однако во многих организациях такие подборки заводятся на всех оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.

Ведение личного дела сотрудника

.

Как формируется личное дело сотрудника

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. Пономарева
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.