+7 (499) 653-60-72 Доб. 417Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 929Санкт-Петербург и область

Обложка дела переданного в архив на хранение образец скачать

Обложка дела переданного в архив на хранение образец скачать

К записи комментария Ирина 27 04 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. Тома не указываются ни в описи, ни на деле. Oleg 24 08 Может быть я конечно не правильно понял суть вопроса, но на мой взгляд, если сотрудник работал несколько десятков лет в организации, а потом уволился, то почему у него не может к этому времени накопиться документов в личным деле более чем на листах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Подготовка документов к передаче в архив Хранение документов в архиве В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Оформление обложки дела

Порядок передачи документов на хранение в архив. Экспертиза ценности документов Под экспертизой ценности документов понимаем процесс изучения документов и определения их научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в Государственный архивный фонд Российской Федерации. Исходя из этого, мы можем сказать, что экспертиза - один из основных видов работы с документами, так как ее главной целью является формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Перечислим эти документы: 1. Утверждено приказом Росархива от Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Основные правила работы ведомственных архивов.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, Министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Ведомственные перечни. Оценка документов в делопроизводстве организации учреждения проводится: " при составлении номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней; " при регистрации поступающих в организацию учреждение документов при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, где и указан срок хранения ; " при направлении документа в дело исполнитель, подробно изучив вопрос, рассмотренный в документе, квалифицированно может определить принадлежность документ к какому- либо делу ; " при проверке правильности отнесения документов к делам дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки ; " при подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством осуществляется в структурном подразделении организации учреждении лицом ответственным за делопроизводство и контролируется экспертной комиссией организации учреждения при сдаче на хранение в архив.

Исходя из выше указанного, можно сказать, что ценность документов определяется независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, к которой принадлежит организация-фондообразователь, экспертиза проводится на общих принципах и критериях. В основе оценки ценности документов лежат следующие принципы: принцип историзма требуется рассматривать любое явление в процессе развития и делать анализ закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений ; принцип всесторонности при экспертизе необходимо изучить внутренние и внешние особенности документа ; принцип комплексной оценки документа документ должны оцениваться в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняются другими, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми.

На основе принципов складывается система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется ценности документов.

Систему критерием можно разделить на три группы комплексно применяемых критериев: происхождение, содержание, внешние особенности документов. К критериям происхождения относятся: " роль и место организации учреждения, лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций; " время и место образования документа.

К критериям содержания: " значимость события явления, предмета , отраженного в документах; " повторяемость информации в других документах; " целевое назначение документов; К критериям внешних особенностей документов: " юридическая достоверность документа наличие подписей, даты, печатей ; " наличие резолюций, пометок; " особенности материальной основы документа; " особенности физического состояния документа.

Значение имеющейся в документах информации является основным критерием их ценности. Документацию современных организаций учреждений можно разделить на группы: " документы, отражающие основную деятельность организации учреждения , а также ее структурных подразделений; " документы, имеющие вспомогательное значение сроки их хранения от нескольких месяцев до десяти лет и даже более ; " документы по личному составу хранятся от нескольких лет до нескольких десятилетий, а некоторые и постоянно.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в осуществлении экспертизы в организации учреждении создаются экспертные органы, экспертные комиссии.

ЦЭК организуются в министерствах и ведомствах Российской Федерации. В остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств создаются ЭК. ЦЭК и ЭК - постоянно действующие совещательные органы, решения которых утверждаются руководителем организации учреждения. Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству ведомству из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных основных подразделений под председательством одного из руководящих работников.

В ее состав в обязательном порядке включается заведующий архивом организации учреждения и представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство ведомство.

Экспертная комиссия организации также назначается приказом руководителя организации учреждения. Председателем комиссии должен быть один из заместителей руководителя организации учреждения. В состав комиссии включаются три- пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации учреждения.

В нее обязательно входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом или лицо, ответственное за архив если нет штатной единицы заведующего архивом.

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах". ЦЭК ЭК проводят заседание в соответствии с планами работы, которые утверждаются руководителями организации.

Заседание комиссии проводятся не реже двух раз в год. Решение ЦЭК ЭК принимаются большинством голосов, заседание протоколируется, протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Протоколы утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения и утверждения ЭПК архивного учреждения. Протоколы ЦЭК ЭК , содержащие решения: - об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу; - об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел; - об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел; - об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел1.

Проведение экспертизы ценности Ежегодно в делопроизводстве организации учреждении проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

Если при просмотре в делах обнаруживаются документы постоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от документов временного хранения.

Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатуры дел и перечней документов с указанием сроков хранения. Наиболее полное и систематическое перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой "ЭПК", особо тщательно просматриваются ЭК учреждения.

Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения: " постоянного хранения в государственных архивах: " временного хранения в ведомственном архиве свыше 10 лет ; " временного хранения до 10 лет ; " подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного до 10 лет хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив.

Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения.

Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения. Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется специальными инструкциями.

Оформление дел Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:.

Архив документов

В опись включаются дела, прошедшие экспертизу ценности документов, сформированные и оформленные в установленном порядке. Описи дел структурных подразделений составляются на дела, подготовленные для передачи в архив организации. Они должны быть составлены в течение года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года п. Годовые разделы сводной описи не подшиваются, не переплетаются если они не являются законченной описью , хранятся в папках с клапанами или завязками. Дополнительно по теме: Составление описей дел структурных подразделений организации. Нужно ли в сводной описи дел и описи дел структурного подразделения при указании сроков хранения дел указывать также пункты перечней типовых документов в форме описи в заголовке указывать просто сроки хранения, а в образцах кроме сроков указывать еще и пункты? Обязательно ли составлять описи дел временного хранения, если организация не является источником комплектования государственного архива?

Опись документов в архив

Оформление обложки дела Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации листов. Требования к оформлению обложки закреплены ГОСТ — Для изготовления обложек применяется только картон. Корешок обложки должен быть гибким, шириной 40 мм. После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. При заведении дела на его обложку выносят ряд сведений по номенклатуре дел: полное наименование организации с указанием ее подведомственности именительный падеж ; наименование структурного подразделения; делопроизводительный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре; заголовок дела; срок хранения дела.

Такая подготовка включает в себя формирование дел, их оформление в соответствии с действующими правилами и составление описей дел. Как правильно осуществить указанные мероприятия, расскажет этот раздел спецвыпуска. Формирование дел Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см.

Порядок передачи документов на хранение в архив.

Обложка дела образец. Как оформить архивный переплет дела Обложка дела образец. Оформление дел представляет собой комплекс работ по описанию дела состава и содержания находящихся в нем документов на обложке дела, то есть оформление на обложке конкретного заголовка, уточненного по сравнению с номенклатурой дел, нумерации листов, составлению внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела и, наконец, брошюровке, то есть подшивке и переплету дела. Этот комплекс работ называется также архивно-технической обработкой документов в процессе их подготовки к архивному хранению подготовка к сдаче в архив организации или в государственный, муниципальный архив.

Готовим документы к хранению

Наименование месяца можно писать прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Итоговая запись делается в конце собственно описи после описательных статей , в ней указывается собственно количество единиц хранения числом и прописью ; первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия. Например: Лист-заверитель содержит заверительную надпись, где указывается числом и прописью сколько листов описи подшито и пронумеровано в деле, а также отражаются литерные и пропущенные номера, листы внутренней описи, особенности физического состояния листов описи. Помещается он в конце дела с описью на отдельном листе-бланке.

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Опись дела в архив. Как составить опись дел

.

Лекции по документоведению - файл dok_11.htm

.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела описи предприятия, которую готовит архив, и по которой он сдает дела на с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. . Сформированная опись передаваемых документов (образец скачать можно ниже).

Обложка дела образец. Как оформить архивный переплет дела

.

Оформление обложки дела

.

.

Образец обложки. Правила формирования личного дела на сотрудника

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подшивка дела (2-й вариант).
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Герасим

    очень даже реально